【教員】

教員向けのスケジュール管理・タスク管理のやり方

教員向けのスケジュール管理・タスク管理のやり方教員の仕事多すぎ。

しかも突発的な生徒指導が起こったり…などなど、急に新しいタスクが降りかかってくることがあるから、「何をいつまでにやればいいんだっけ?」って迷子になりがち

そうならないために、スケジュール管理・タスク管理は必須です。教員に限らず、すべての社会人にとってだけど。

 

ってことで、このブログ記事では、教員のスケジュール管理・タスク管理について書きます。

本記事の内容

  • スケジュール管理・タスク管理の考え方
  • スケジュール管理・タスク管理の具体的なやり方

 

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教員のスケジュール管理・タスク管理の考え方

教室の画像

すぐやれるものはすぐやる

まず大前提として、すぐやれるものはすぐやるべし!です。

なんでかというと、すぐやれるタスクを後回しにしてためてしまうと、後々「何をやればいいんだっけ」「あと何が残ってるんだっけ?」って考える時間が生まれて、時間が圧迫されることになるから。

 

やれるものはサクサクどんどん片付けて、スケジュール帳・タスク管理アプリに書き込む量を減らします。「自分がボールを持っている状態」にしない。さっさと投げて両手を空ける。これが基本です。

 

 

とはいえ、やろうと思ってもすぐにやれない場合もありますよね。

そんな時は↓

 

すぐできない場合はメモをする

どんな小さな予定・タスクでも、その場ですぐにできない場合はメモをします。付箋でもスマホでも週案でも、なんでもいいと思います。とにかく「忘れない工夫」をする。

 

あとでメモをしよう、メモはせずに覚えておこう、ってのはやめた方がいいです。人間、忘れちゃうものなので。

特に学校の生徒は「いまは先生に話しかけない方がいいかな」って気を遣わずに「先生、○○ください」「先生、□□について教えてください」ってどんどん話しかけてくることが多いので、どんどん情報が入ってきて記憶は簡単にぶっ飛びます。んで、約束を忘れると生徒からの信用を失います

 

自分の記憶力を過信しないことが大切。すぐにできない場合はメモ!です。

 

 

僕はスマホのTo Doリストにメモをしたり、付箋にメモして週案に貼ったりしていました。To Doリストを使うとアラーム機能と連携できて通知をしてくれるので、忘れにくくなって便利です。

※今はTrelloっていうアプリを使うと便利(後述)。

 

↑この付箋を半分にカットして使っていました。半分にカットして枚数を倍にすれば経済的。

 

 

早く手をつける

たまったタスクには早く手をつけます。たくさんためないのが基本。

 

研修の報告書など、締め切りが決まっているものはすぐにやります(当日 or 翌日)。記憶が鮮明なうちにやった方が効率がいいので。後回しにしない!

 

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「自分がボールを持っている状態」にせず、さっさと投げて両手を空ける!ってのが大事です。

 

 

ただ、タスクがたまりすぎて何から手をつけたらいいかわからなくなることもありますよね。

そんな時は↓

 

優先順位がわからない場合は上司に聞く

「何から手をつければいいですか?」って学年主任などの上司に素直に確認するのがおすすめ。

「仕事ができないヤツだな」って評価されるのは、たいていの場合、優先順位をミスっている時です。不安なら聞く!

 

ただ、「何から手をつければいいですか?」っていう丸投げ質問をしまくるのは上司にとっては迷惑なので、「私は○○を最初にやろうと思うんですけど、これでいいと思いますか?もっと優先するべき(学年の)仕事はありますか?」っていう感じの聞き方をするのが良いかも。

 

 

管理職・学年主任の出張予定を確認する

スケジュール管理・タスク管理をする際は、管理職や学年主任の出張予定を確認しておくべき。

管理職や学年主任じゃないとできないこと(意思決定、決済)があるからです。

 

例えば、こういうのはダメです↓

2/22提出締め切りの書類がある

「2/22に書類を完成させて、管理職決済をもらって、提出しよう!」っていう計画を立てた

2/22当日に「今日、管理職が出張で学校にいない」ってことを知る

2/22に管理職に電話で相談(「どうしましょう…本当にすみません…」)

出張後に管理職に学校に来てもらって、ハンコをもらう

 

こういうことが起きないようにするために、余裕をもってタスクに取りかかるのはもちろん、管理職・学年主任の出張予定を確認するべし。

 

 

では、ここからは具体的なスケジュール管理・タスク管理のやり方についてです。

 

教員のスケジュール管理・タスク管理の具体的なやり方

文具の画像

カレンダーとタスク管理アプリを併用

日時が決まっているものはカレンダーに日時が決まっていないものはタスク管理アプリ(Trelloがおすすめ)メモします。

 

僕自身、週案に全部の予定を書き込んでいた時期もあったんですけど、管理職が週末に週案を提出させる→月曜日になっても返ってこない…ってことがあったので、週案で管理するのはやめました。

スケジュール帳を使おうと思ったこともあるんですけど、書き込むのに(フリック入力・キーボード入力より)時間がかかるし、日時が決まっていないタスクを管理するのには不向きなのでやめました。

 

 

最終的に、スマホのカレンダーアプリとタスク管理アプリを使うのが一番便利だなって思いました。

 

Trello

Trello

Trello, Inc.無料posted withアプリーチ

 

タスク管理アプリはTrelloが使いやすいです。

 

Trelloの画像

僕は(教員時代は使っていなかったけど、今は)こんな感じで、「実行済」「今日」「今週」「今月」っていう欄を作っています。

んで、タスクを入力したカードを動かしてタスク管理。

 

複数人で共同で使うこともできるので、学年職員でTrelloを共有するのもいいかも。

 

 

職員会議の時に提出締め切りがあるタスクを書き出す

職員会議の時に、

○/○○まで ーーーーーーーーー

○/○○まで ーーーーーーーーー

○/○○まで ーーーーーーーーー

○/○○まで ーーーーーーーーー

って感じで、締め切りがあるタスクを書き出していました。(紙に書く or パソコンのワードファイルに書く or スマホのアプリに入力)

 

「●月の予定」っていう紙の説明の時間があると思うので、そのタイミングでタスクを書き出します。

あと、学校行事に関する議題の時にも、提出締め切りがあるタスクが発表されますよね。「新入生歓迎会」に関するタスク、「体育祭」に関するタスク、って感じで。それらのタスクも、さっきの紙(ファイル)に全部書き出します。

 

こうやって、やるべきことを一覧表示にすると「何をいつまでにやればいいんだっけ?」って迷子になりにくくなります

職員会議が終わった後に提案資料をもう一度見ながらタスクを洗い出す…ってのは時間がもったいないので、職員会議中にやっちゃうのがおすすめ。

 

 

1日のスケジュールを決める

朝出勤したら、その日のスケジュールを大まかに決めます。1日のシミュレーションです。

 

  • 空き時間に何をやるのか?
  • 学年で準備しなきゃいけないものは、いつどうやって誰が準備するのか?(自分に決める権限があれば、だけど)

など。

 

んで、1日のスケジュールを紙やファイルにメモをします。頭の中で考えるだけだと、「何をやるんだっけ?」って後で思い出す作業が必要になって時間がムダになるので。

 

大まかなスケジュールを立てたら、学年用のホワイトボードに貼らせてもらったりして他の職員に共有(見えるように)してもいいかもしれません。そしたら、「あ、この先生に頼み事をするならこのタイミングだな」ってわかりやすくなってチームの生産性が上がりそう。

 

 

スケジュールに余裕をもたせる

スケジュールを立てる時は、余裕をもたせたスケジュールにした方が良いです。

 

ギチギチに詰め込んだスケジュールだと、何かが起きた時に詰んでしまうので。そして、学校は突発的な事件・トラブルが起きる場所なので。

 

 

まとめ

  • すぐやれるものはすぐやる
  • すぐできない場合はメモをする
  • 早く手をつける
  • 優先順位がわからない場合は上司に聞く
  • 管理職・学年主任の出張予定を確認する
  • カレンダーとタスク管理アプリを併用
  • 職員会議の時に提出締め切りがあるタスクを書き出す
  • 1日のスケジュールを決める
  • スケジュールに余裕をもたせる

 

以上です!じゃ、またねー!

 

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