職員会議の資料ってものすごく大量になりますよね。資料の整理・管理で困っている教員の方も多いのではないでしょうか。
ということで、この記事では
職員会議資料の整理・管理の方法
について話をします。
【開始前】職員会議資料をまとめるBOXを用意する
職員会議の資料って、会議開始前にグッチャグチャになりやすいですよね。
んで、会議が始まってから「あれ、この議題の資料どこやったっけ？」って焦ったりしがち。
なんでこんなことになってしまうのか？というと、職員会議資料は、提案をする（担当をする）教員が各自で印刷して、各自で教員に配付することが多いから。
- 会議の1週間前に「次の会議の資料でーす」って言って配付する教員
- 会議の前日にデスクの上に置く教員
- 会議の直前に慌てて配る教員
いろんな教員がいるので、会議開始前に資料をまとめるのがすごく大変なんです。
この大変さを解消したい。
そこでおすすめなのが、職員会議資料BOXを用意するという方法。
「職員会議の資料はここに入れる！」っていうBOXを用意しておいて、配付された資料はそのつど、BOXにどんどん突っ込むんです。
そうすれば、「あれ、この議題の資料どこやったっけ？」っていうことがなくなるはず。
そつなく職員会議を終えることができたら、、、
【終了後】職員会議資料は捨てる
思い切って捨てちゃいましょう。
職員会議の記録は担当の人がとってくれているはずですし、職員会議資料は職員室のどこかにファイリングされて保管されるはずです。
なので、（極論だけど）わざわざ自分で職員会議資料を保管しておく必要はないんです。どうせほとんど見ないんだから。
もし資料を見たくなったら、職員室に保管されているファイルから資料を探せばOK！これで自分のデスクの引き出しのかなりのスペースを占有することになる職員会議資料を駆逐することができます。
「それはさすがに極論すぎるよ」っていう人向けのマイルドな整理・管理法はこちら↓
よくある職員会議資料の管理方法
キングジムのガッチリしたファイルにとじる
中学生が学校でよく使う紙のファイルにとじている人もたまーに見かけますが、ファイルが何冊にもなって管理が面倒になるので、やめた方がいいと思います。
いいやつを使うべし。かなり丈夫で基本壊れないので、くり返し使えます。
行事の期間など、資料を頻繁に見る時はここから引きちぎる
体育祭とか合唱コンクールとか卒業式とかの行事に関する資料を、行事の期間になったら引きちぎって、普段使いのファイルに移動します。
職員会議資料をすべてまとめた巨大なファイルをわざわざ何回も取り出して確認、、、ってのは時間のムダなので。
んで、
行事が終わったら捨てる
行事が終わった後にその資料を職員会議資料をすべてまとめた巨大なファイルに戻す必要はないです。
もう終わったものなので、資料も不要。
もしなんらかの理由で資料をもう一度見たくなったら、職員室に保管されているやつを見ればOKです。
いらなくなったらどんどん捨てましょう。
ちなみに、
インデックスシールは時間のムダ
だと思っています。
職員会議が終わった後に、「職員会議③」とか書いたインデックスシール（見出しシール）を会議資料の先頭に貼る必要はないです。
貼っている本人は「会議資料を探しやすくするために貼ってるんです！」って言うと思うんですが、そもそもインデックスシールを貼る時間がもったいないし、資料を廃棄する時にシュレッダーにかけにくくなるので、僕はイマイチだと思っています。
まとめ
- 職員会議資料をまとめるBOXを用意する
- 職員会議資料はどんどん捨てる
- 見たくなったら職員室保管の資料を見ればOK
- ファイリングするなら巨大な「いいファイル」を使う
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＜目次＞
- はじめに
- 第1章 長時間労働の理由
- 第2章 生産性を意識する
- 第3章 教員の仕事との向き合い方
- 第4章 スケジュール管理・タスク管理
- 第5章 作業環境を整える
- 第6章 教室環境を整える
- 第7章 メンタルを整える
- おわりに
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